¿Te has preguntado alguna vez cómo harán los asociados dentro de treinta años para acceder a todo el grandioso contenido que se está produciendo este año para los 100 años de la botella Coca-Cola? ¿O has pensado en las ideas que los futuros líderes obtendrán de nuestra actual campaña, Comparte Una Coca-Cola?

Personalmente, yo pienso en este tipo de cosas todos los días.

En los archivos de Coca-Cola se encuentra la producción de nuestra área de mercadeo de los últimos 129 años. Tenemos carteles, documentos, películas y una gran cantidad de información sobre las conexiones que los consumidores comparten con nuestras marcas.

Hay una cosa que me quita el sueño en la noche y es el riesgo de que el trabajo que nuestro departamento de Archivos ha realizado por décadas para captar y guardar clásicos de la publicidad como los comerciales “Mean Joe Greene” y “Hilltop”, deje de estar disponible en el futuro.

Una parte del trabajo para construir la colección de archivos se hizo en una época en que no había teléfonos inteligentes, correo electrónico, ni Internet, y cuando el término "nube" (“cloud”), sólo hacía referencia a la condensación del vapor de agua.

El crecimiento exponencial de los medios digitales y de los tipos de archivos digitales nos ha introducido a un mundo de la archivística novedoso, con nuevos desafíos para los procesos de recopilar y guardar, así como lograr que los materiales estén disponibles para las investigaciones.

Yo puedo conservar la mayoría de nuestros objetos físicos por cientos de años mediante algunas técnicas bastante sencillas y a la vez sofisticadas, como los controles de temperatura y de ambiente. Sin embargo, hay varios problemas con la conservación de los medios digitales.

Por una parte, no hay garantía de que los múltiples formatos de archivo patentados que existen puedan ser respaldados en el futuro. He aquí un caso puntual: Antes, Adobe Flash era una plataforma estándar de software. Los ‘marketeros’ de Coca-Cola de todo el mundo enviaban material a los Archivos en formato Flash.

A medida que la relevancia de la plataforma sigue disminuyendo, lo mismo ocurre con el respaldo, lo que nos deja menos métodos para acceder a los elementos creativos producidos durante los años en que Flash era líder. Con el tiempo, podría no haber prácticamente ningún método (¿Alguien tiene un disquete de 3,5"?).


Ahora, multiplica ese problema por todos los formatos de archivos que puedas imaginar: ese es el reto.

En cuanto a las imágenes escaneadas de los elementos físicos que se encuentran en nuestros Archivos, el asunto de su conservación y el acceso a ellos es un poco menos preocupante porque contamos con los objetos físicos y siempre podemos volver a escanearlos si es necesario. El asunto más difícil es con los activos que recibimos que han "nacido en formato digital", pues no existen de forma física.

Hubo una época, hace menos de 15 años, cuando los materiales publicitarios llegaban a nosotros en folletos físicos y la resolución promedio de un anuncio digitalizado para la televisión era de unos 12 megabytes. Ahora lo normal para nosotros es recibir vídeos superiores a los 12 gigabytes.

A menudo les decimos a los nuevos ‘marketeros’ de la Compañía que visitan los Archivos: "Si quieren que su trabajo viva para siempre, ¡hagan un poco de creatividad digna de los Archivos!" A medida que se van y crean contenido nuevo y más avanzado, la era digital ha hecho que sea un poco más difícil para mí mantener mi parte del trato (la parte de "hacer que su trabajo viva para siempre").

Lo bueno es que no estamos solos en esta lucha: todo el mundo en la profesión de la Archivística enfrenta este mismo dilema. La Administración Nacional de Archivos y Registros de Estados Unidos está lidiando con el mantenimiento de registros oficiales digitales del gobierno que alguna vez estuvieron en documentos de papel.

Colegas de otras instituciones de archivos que colectan manuscritos privados de autores famosos, lo que habría sido en papel en los siglos 19 y 20, ahora reciben los discos duros de la computadora (internos y externos) llenos de material.

Pensamos investigar sobre los tipos de archivos y tratar de unirnos como un colectivo en los formatos de archivos aceptados en un esfuerzo para crear un estándar. Una solución alternativa es "adelantar la migración”, lo que implicaría, por ejemplo, la conversión de archivos Flash al estándar actual, sólo para convertir ese estándar al siguiente una vez que se considere obsoleto.

Además de colaborar con los esfuerzos de la industria, en los Archivos también estamos a la vanguardia con nuestro programa para archivar sitios web, sobre el que puedes leer más aquí. Captamos sitios web de marcas seleccionadas de la Compañía con funcionalidad completa para permitir que los usuarios en el futuro puedan navegar en los sitios web con el propósito original de su creación.

A medida que el mundo ha cambiado, ya no recibimos muchas cartas de los consumidores en respuesta a las promociones o campañas, como ocurrió en respuesta a New Coke. En la actualidad, prácticamente todas las conversaciones ahora se dan en las redes sociales.

La captura de sitios web nos permite documentar toda la conversación y el espíritu de la época. Por ejemplo, tenemos una captura completa del comentario en nuestra página de Facebook en relación con nuestro comercial para el Super Bowl de los Estados Unidos, “America is Beautiful”.

Una gran cantidad de asociados puede pensar en Archivos como todas las "cosas viejas", pero es mucho más que eso. Si no captáramos la historia de hoy, estaríamos cometiendo una injusticia con los asociados del futuro. Al mismo tiempo, no podemos guardar todo. Más que el próximo trimestre, preservamos aquellos elementos del legado para seguir documentando el ADN de esta gran compañía y marca.

Jamal Booker es el Gerente de Comunicaciones Patrimoniales para The Coca-Cola Company.